1. Inscriptions & Limitation 

• Limitation stricte : l'inscription est limitée à 1 atelier APE par enfant et par semaine.

• Ateliers supplémentaires : si vous souhaitez inscrire votre enfant à plusieurs ateliers, vous devez remplir le formulaire "liste d'attente". Les places restantes vous seront proposées selon les disponibilités.

• Membres prioritaires : il n'est pas nécessaire d'être membre de l'APE pour inscrire votre enfant, mais les membres de l'association sont prioritaires (cotisation de 25 € par famille et par année scolaire).

• Cadre familial : l'inscription en ligne est obligatoire et doit être effectuée exclusivement par les parents ou representatives légaux. Il est interdit d'inscrire les enfants d'une autre famille. Aucune inscription ne se fait sur place lors des séances.

2. Modalités de Paiement & Financement

• Paiement en ligne par CB : le règlement de l'atelier s'effectue désormais directement en ligne par carte bancaire au moment de l'inscription depuis le site internet. Il n'y a plus de virement bancaire ni de paiement sur place.

• Zéro déficit : l’APE est une association bénévole. Un atelier ne peut ouvrir que si le nombre d’enfants inscrits couvre la rémunération de l'intervenant. En cas d'annulation complète d'un atelier par l'APE, les frais sont remboursés au prorata.

• Nature du paiement : nos tarifs ne comprennent pas de taxes. L'APE n'émet pas de facture : votre paiement est une donation qui soutient directement nos activités.

3. Communication & Groupes WhatsApp

• Groupe WhatsApp de l'activité : pour chaque atelier, les parents sont priés de rejoindre le groupe WhatsApp dédié. Ce canal permet à l'intervenant de transmettre des informations pratiques relatives aux séances.

• Signalement des absences : les parents doivent impérativement informer le groupe (ou l'intervenant) en cas d'absence de leur enfant.

4. Séance d'Essai & Liste d'Attente

• Séance d’essai : un essai lors de la première séance est possible uniquement s'il reste des places disponibles. Les places réglées restent prioritaires. Une inscription non payée ne garantit pas la place.

• Liste d'attente : si un atelier est complet, une liste d'attente sans engagement est ouverte. Nous vous contacterons dès qu'une place se libère (par exemple suite à un désistement après la première séance).

5. Présence, Annulations & Remboursements

• Désistement : le désenregistrement d'un enfant ne donne droit à aucun remboursement, sauf dans deux cas précis : raison médicale justifiée par un certificat, ou si un enfant de la liste d'attente reprend la place.

• Absences : une absence occasionnelle ou répétée ne peut donner lieu à un remboursement. Si une séance est exceptionnellement annulée (vous serez prévenu par e-mail ou WhatsApp), aucun remboursement partiel n'est effectué. Pensez à nous signaler tout changement d'adresse e-mail.

• Discipline : l'APE se réserve le droit d'exclure définitivement et sans remboursement un enfant qui perturberait continuellement le bon déroulement de l'atelier.

6. Logistique & Sécurité par Site et par Horaire

• Site de Grinzing (Maternelle) — Mercredi : ateliers de 13h00 à 14h00 et de 14h30 à 15h30. Prise en charge selon les modalités de l'école maternelle.

• Site de Liechtensteinstraße (Élémentaire) — Mercredi :

  • Créneau 12h30 - 14h30 : prise en charge des enfants dès la fin des cours.

  • Créneau 14h30 - 16h00 : les enfants sont rassemblés après les cours et menés à leur atelier. Les parents les récupèrent à 16h00 devant la grille de la cour d'honneur.

• Site de Liechtensteinstraße (Élémentaire) — En semaine :

  • Judo (Mardi et Vendredi) : sessions de 16h00 à 17h00 ou de 17h00 à 18h00. Récupération devant la grille de la cour d'honneur.

  • Yoga (Mardi de 16h30 à 17h30) : les enfants sont pris en charge par la garderie du lycée entre 16h00 et 16h30 avant d'être conduits à leur atelier.

• Ateliers Collège (Lundi de 15h30 à 16h30) : l'organisation se déroule exactement comme un cours normal.

• Retards : si un enfant n'est pas récupéré à l'issue de son atelier, il est remis à la garderie du lycée. Les frais correspondants sont à la charge des parents.

• Urgences & Assurances : vous autorisez l'APE à contacter les services de secours en cas d'urgence médicale. Vous certifiez que votre enfant est couvert par une assurance responsabilité civile personnelle.

7. Protection des Données (RGPD) & Droit à l'image

• Transmission des données : en inscrivant votre enfant, vous acceptez la transmission au LFV et aux intervenants des données nécessaires : nom, prénom, classe de l'enfant, ainsi que le nom, prénom, e-mail et numéro de téléphone des parents.

• Droit à l'image & Photos : dans le cadre des activités de l'atelier, des photographies ou vidéos de groupe peuvent être prises pour illustrer la vie de l'association (site internet APE, gazette ou supports d'information internes). Aucune utilisation commerciale ou identification nominative n'est faite. Si vous ne souhaitez pas que votre enfant apparaisse sur ces supports, merci d'en informer l'APE par écrit dès l'inscription.

1. Anmeldung & Begrenzung 

• Strikte Begrenzung: die Anmeldung ist auf 1 APE-Atelier pro Kind und Woche begrenzt.

• Zusätzliche Ateliers: wenn Sie Ihr Kind für weitere Ateliers anmelden möchten, tragen Sie sich bitte in die "Warteliste" ein. Restplätze werden je nach Verfügbarkeit vergeben.

• Priorität für Mitglieder: eine APE-Mitgliedschaft ist nicht zwingend erforderlich, Mitglieder haben jedoch Vorrang (Mitgliedsbeitrag: 25 € pro Familie und Schuljahr).

• Familiärer Rahmen: die Online-Anmeldung ist obligatorisch und darf nur von Eltern oder Erziehungsberechtigten durchgeführt werden. Es ist untersagt, Kinder anderer Familien anzumelden.

2. Zahlungsmodalitäten & Finanzierung

• Online-Zahlung per Kreditkarte: die Bezahlung des Ateliers erfolgt jetzt direkt online per Kreditkarte bei der Anmeldung über die Website. Es gibt keine Banküberweisungen oder Vor-Ort-Zahlungen mehr.

• Kein Defizit: die APE ist ein gemeinnütziger Verein. Ein Atelier findet nur statt, wenn genügend Kinder angemeldet sind, um die Kosten des Kursleiters zu decken. Bei vollständiger Absage eines Ateliers durch die APE werden die Gebühren anteilig erstattet.

• Art der Zahlung: unsere Gebühren enthalten keine Steuern. Die APE stellt keine Rechnungen aus: Ihre Zahlung ist eine Spende, die unsere Aktivitäten unterstützt.

3. Kommunikation & WhatsApp-Gruppen

• WhatsApp-Gruppe der Aktivität: für jedes Atelier werden die Eltern gebeten, der entsprechenden WhatsApp-Gruppe beizutreten. Über diesen Kanal teilt der Kursleiter praktische Informationen mit.

• Krankmeldung/Abwesenheit: bitte informieren Sie die Gruppe (oder den Kursleiter) umgehend, falls Ihr Kind an einer Stunde nicht teilnehmen kann.

4. Schnupperstunde & Warteliste

• Schnupperstunde: ein Hineinschnuppern in der ersten Woche ist nur bei verfügbaren Plätzen möglich. Bezahlte Plätze haben Vorrang. Eine Anmeldung ohne Zahlung garantiert keinen Platz.

• Warteliste: ist ein Atelier ausgebucht, wird eine unverbindliche Warteliste geführt. Wir informieren Sie, sobald ein Platz frei wird.

5. Anwesenheit, Absagen & Rückerstattungen

• Abmeldung: die Abmeldung führt zu keiner Rückerstattung, außer aus medizinischen Gründen (mit Attest) oder wenn ein Kind von der Warteliste nachrückt.

• Fehlzeiten: Fehltage werden nicht rückerstattet. Wird eine Stunde abgesagt (Benachrichtigung per E-Mail oder WhatsApp), erfolgt keine Teilrückerstattung.

• Disziplin: die APE behält sich das Recht vor, ein Kind ohne Rückerstattung dauerhaft vom Kurs auszuschließen, wenn es den Ablauf fortlaufend stört.

6. Logistik & Sicherheit nach Standort und Uhrzeit

• Standort Grinzing (Kindergarten) — Mittwoch: Ateliers von 13:00 bis 14:00 Uhr und von 14:30 bis 15:30 Uhr. Betreuung nach den Abläufen des Kindergartens.

• Standort Liechtensteinstraße (Volksschule) — Mittwoch:

  • 12:30 - 14:30 Uhr: Abholung direkt nach Unterrichtsende.

  • 14:30 - 16:00 Uhr: Kinder werden nach dem Unterricht versammelt und zum Kurs begleitet. Abholung um 16:00 Uhr vor dem Tor des Ehrenhofs.

• Standort Liechtensteinstraße (Volksschule) — Unter der Woche:

  • Judo (Dienstag/Freitag): 16:00 - 17:00 Uhr oder 17:00 - 18:00 Uhr. Abholung vor dem Tor des Ehrenhofs.

  • Yoga (Dienstag 16:30 - 17:30 Uhr): Kinder werden zwischen 16:00 und 16:30 Uhr automatisch vom Hort (Garderie) betreut, bevor sie zum Atelier gebracht werden.

• Ateliers für das Collège (Montag 15:30 - 16:30 Uhr): Ablauf wie eine reguläre Unterrichtsstunde.

• Verspätungen: wird ein Kind nicht rechtzeitig abgeholt, wird es in den Hort (Garderie) gebracht. Die Gebühren gehen zu Lasten der Eltern.

• Notfälle & Versicherung: sie ermächtigen die APE, im Notfall den Rettungsdienst zu rufen. Sie bestätigen, dass Ihr Kind haftpflichtversichert ist.

7. Datenschutz (DSGVO) & Recht am eigenen Bild

• Datenweitergabe: mit der Anmeldung stimmen Sie der Weitergabe der notwendigen Daten an das LFV und die Kursleiter zu (Name, Vorname, Klasse des Kindes sowie Kontaktdaten der Eltern).

• Fotos & Recht am eigenen Bild: im Rahmen der Ateliers können Gruppenfotos oder -videos gemacht werden, um die Aktivitäten des Vereins zu dokumentieren (APE-Website, Newsletter, interne Medien). Es erfolgt keine kommerzielle Nutzung oder namentliche Nennung. Sollten Sie nicht wünschen, dass Ihr Kind auf diesen Fotos abgebildet wird, teilen Sie dies der APE bitte bei der Anmeldung schriftlich mit.

1. Registration & Limitations 

• Strict Limit: registration is limited to 1 APE workshop per child, per week.

• Additional Workshops: if you wish to register your child for multiple activities, please fill out the "waiting list" form. Remaining slots will be offered based on availability.

• Member Priority: you do not need to be an APE member to register, but association members have priority (€25 membership fee per family, per school year).

• Family Boundaries: online registration is mandatory and must be completed exclusively by parents or legal guardians. Registering children from another family is strictly prohibited.

2. Payment Methods & Funding

• Online Credit Card Payment: payment for the workshop is now made directly online by credit card at the time of registration via the website. Bank transfers and on-site payments are no longer accepted.

• Non-profit status: the APE is a volunteer-led association. A workshop can only open if enough children are registered to cover the instructor's fees. If a workshop is completely canceled by the APE, fees will be refunded proportionally.

• Nature of Payment: our fees do not include taxes. The APE does not issue invoices: your payment is a donation supporting our activities.

3. Communication & WhatsApp Groups

• Activity WhatsApp Group: for each workshop, parents are requested to join the dedicated WhatsApp group. This channel allows the instructor to share practical information regarding sessions.

• Reporting Absences: parents must imperatively notify the group (or the instructor) if their child will be absent.

4. Trial Session & Waiting List

• Trial Session: a trial during the first session is only possible if slots are available. Paid spots remain a priority. Unpaid registrations do not secure a spot.

• Waiting List: if a workshop is full, a non-binding waiting list is opened. We will notify you as soon as a spot becomes available.

5. Attendance, Cancellations & Refunds

• Withdrawal: withdrawing a child does not entitle you to a refund, except for documented medical reasons (medical certificate required) or if a child from the waiting list takes the spot.

• Absences: occasional or repeated absences cannot be refunded. If a session is canceled (you will be notified by email or WhatsApp), no partial refund will be provided.

• Discipline: the APE reserves the right to permanently exclude a child without a refund if they continuously disrupt the workshop.

6. Logistics & Safety by Campus and Schedule

• Grinzing Campus (Kindergarten) — Wednesday: workshops from 1:00 PM to 2:00 PM and 2:30 PM to 3:30 PM. Supervision follows kindergarten procedures.

• Liechtensteinstraße Campus (Primary School) — Wednesday:

  • 12:30 PM - 2:30 PM Slot: children are taken in charge directly after classes.

  • 2:30 PM - 4:00 PM Slot: children are gathered after classes and guided to their activity. Parents collect them at 4:00 PM in front of the main courtyard gates (cour d'honneur).

• Liechtensteinstraße Campus (Primary School) — Weekdays:

  • Judo (Tuesday/Friday): sessions from 4:00 PM to 5:00 PM or 5:00 PM to 6:00 PM. Pick-up in front of the main courtyard gates.

  • Yoga (Tuesday 4:30 PM - 5:30 PM): children are automatically supervised by the school's after-school care (garderie) between 4:00 PM and 4:30 PM before being taken to their workshop.

• Collège Workshops (Monday 3:30 PM - 4:30 PM): organized like a standard school class.

• Late Pick-ups: if a child is not collected on time, they will be taken to the school's after-school care (garderie). Care fees will be charged to parents.

• Emergencies & Insurance: you authorize the APE to call emergency services in a medical emergency. You certify that your child is covered by personal liability insurance.

7. Data Protection (GDPR) & Image Rights

• Data Transmission: by registering your child, you agree to transmit essential data to the LFV and instructors (child's name, class, parent's contact info).

• Image Rights & Photos: during workshop activities, group photos or videos may be taken to illustrate association activities (APE website, newsletter, internal communications). No commercial use or identification by full name is made. If you do not wish for your child to appear on these media, please inform the APE in writing upon registration.